Reuniones virtuales

Para los negocios de todo el mundo, parece que las reuniones online llegaron para quedarse. Para el futuro previsible, las reuniones virtuales no serán una segunda opción respecto a las reuniones presenciales. Para nada, las reuniones remotas serán la norma.

Tipos de reuniones virtuales

La tecnología es la que permite llevar a cabo el trabajo remoto, gracias a que existen sistemas y plataformas para reuniones virtuales. Sin embargo, antes de elegir una herramienta en particular, debes considerar cuál es el nivel de seguridad que necesitas para las videoconferencias, ya que algunas herramientas ofrecen cifrado de extremo a extremo de la información (es un sistema de comunicación donde solo los usuarios que se comunican pueden leer los mensajes) y otras no.

Entre las principales plataformas seguras para reuniones virtuales que garantizan el cifrado de extremo a se encuentran las siguientes:

. Skype

. Facetime

. WhatsApp

. Signal

. Jitsi Meet 

Otros de los sistemas para reuniones virtuales que son muy populares pero que no garantizan el cifrado de extremo a extremo son los siguientes:

. Zoom

. Google Meet

. Webex

. GoToMeeting

Beneficios para los negocios de las reuniones remotas:

1.Facilitar las reuniones de negocios online significa que la ubicación de los participantes ya no es una barrera para su asistencia. Puedes tener reuniones con las mejores personas para ayudar a tu empresa, no importa donde se encuentren.

2. Las empresas que se valen de las reuniones remotas de manera más regular pueden reducir su presupuesto para viajes. Cuando los empleados viajan para reuniones, necesitas cubrir un rango de viáticos, desde boletos de avión o de tren hasta renta de autos, habitaciones de hotel y gastos de alimentación. Si solo te reúnes cara a cara cuando es imprescindible, esos costos virtualmente desaparecen.

3. Las reuniones online permiten mayor flexibilidad, porque no tienes que tomar en cuenta el tiempo que consume el viaje al momento de planearlas.

4. Además, para las compañías donde el trabajo remoto ya es una norma, las reuniones virtuales son una magnífica manera de forjar relaciones y comunicación entre los miembros de un equipo que se encuentran muy distanciados.

Consejos para reuniones remotas que te ayudarán a dirigir una de manera exitosa:

1. Mantén breves las reuniones virtuales, así es más probable que los participantes están concentrados e interesados.

2. Procura no programar varias reuniones online de manera consecutiva. Después de un par de horas, los periodos de atención disminuyen y no obtendrás los resultados deseados.

3. Limita tus expectativas: aunque son efectivas, las reuniones virtuales no funcionan de manera idéntica a las reuniones presenciales.

4. Divide el contenido de la reunión con elementos interactivos

5. Llevarlas a cabo en las 1eras horas de trabajo y por periodos de no más de 40 minutos.

6. De lo hablado y conclusiones sacadas de la reunión, hacer un memo y enviarlo por email a los presentes e interesados del tema tratado.

Mónica Claudia Pagliarani, CPN.